24.08.2010 | 10:09 AM | Kategorie:
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Die Anleitung zum erfolgreichen Event. Wie Below the Line-Marketing zum Ziel führt. Teil 1/2

Egal welches Instrument wir für die Öffentlichkeitsarbeit einsetzen, unser Ziel ist immer Aufmerksamkeit herzustellen, Vertrauen in die Glaubwürdigkeit der Organisation zu vermitteln sowie Zustimmung zu ihren Intentionen und Zielen zu erreichen. Ich möchte mich heute einem Instrument des „Below the Line“-Marketings widmen, der Event-PR.

Ich setze dieses Instrument seit 2002 ein und konnte mit einfachsten Mitteln kommunikative Ziele erreichen, die ich mit klassischen Mitteln niemals hätte erreichen können. Ich komme aus der NGO-Szene, wo Geld Mangelware, Aufmerksamkeit andererseits Pflicht ist und die Erzeugung von Image ein entscheidendes Ziel darstellt.

Von außen sieht man selten warum etwas funktioniert – oder eben nicht. An den Fallbeispielen FM5-Fest, GLOBAL 2000 Geburtstagsfest, dem Solarkonzert der Stadt Wien, dem Tag der Freien Medien Österreichs und des Club Nolabels möchte ich Einblicke gewähren was funktioniert hat und welche Dinge ich im Laufe der Jahre erlernen musste. Zuvor allerdings ein paar Fragen, die allen diesen Fallbeispielen gemeinsam ist.

Am Anfang steht die Vision

Zu Beginn sollte wie immer eine Idee stehen. Die Qualität dieser Idee, die Vision sollte sich durchziehen. Die Projektvisionen sind wichtig, um den Sinn im Projekt nicht zu verlieren. Doch die Idee ist noch nicht alles. Es muss von dieser Idee ein ganz konkretes Ziel abgeleitet und verfolgt werden. Mit der Vision bzw. Idee kann ich Partner, KünstlerInnen gewinnen; ich selbst darf aber nicht das konkrete Ziel aus den Augen verlieren. Etwas das banal klingt, ist oftmals schwerer als man denkt.

Projektmanagement

Events können manchmal ihr Potential nicht entfalten, da ein ganzheitliches Projektmanagement nicht rechtzeitig sichergestellt wurde. Das Potential kann selbst im Wiederholungsfall nicht ausgeschöpft werden, dadurch zumeist nicht oder mangelhaft installierte Erfahrungssicherungsmaßnahmen die Fehler und Lehren des Projekts Event schlicht vergessen werden. Ich habe selten gesehen, dass Unternehmen von ihren beauftragten Eventagenturen diese Erfahrungssicherungsmaßnahmen einfordern würden. In den meisten Fällen wird schlicht der Event zu wenig genau definiert und völlig vergessen, dass der USP der Organisation herausgearbeitet und transportiert werden muss. Für einem selbst ist das immer selbstverständlich, doch wie sollten Außen stehende die Chance haben es zu erfassen, wenn es nicht kommuniziert wird? Man kann auch Eventagenturen nicht dafür heranziehen, wenn der Auftraggeber nicht dafür sorgt, dass er diese Informationen zur Verfügung stellt.

In Anlehnung an das Buch von Daniel Paul Schreiter mit dem Titel „Der Event als Projekt. Ein Leitfaden zur Anwendung von Projektmanagement“ empfehle ich folgende Fragen unbedingt vor der Erstellung eines Projektstrukturplans schriftlich zu beantworten.

Wann macht ein Event überhaupt Sinn?

Wenn Sie auf folgende, nachstehende Fragen schriftlich eine Antwort finden, die ihren Nachbarn überzeugen, dann sind Sie auf dem richtigen Weg.

  • Was ist der USP der Veranstaltung?
  • Welche packende Geschichte erzählt der Event? Finden Sie hierauf keine wirklich gute Antwort, wird kaum jemand zu ihrem Event kommen!
  • Wird direkter Einfluss auf Personen erzielt? Wenn ja, wie?
  • Wie definieren sich die Zielgruppen?
  • Weckt die Leitidee Interesse und schürt sie Fragen, wenn ja welche?
  • Was bildet den Höhepunkt der Veranstaltung?
  • Werden durch den Event aufgebaute Kontakte gepflegt?
  • Wie sieht der Plan des internen Informationsflusses aus und wie kann das Erfahrungsmanagement gewährleistet werden?

Ab jetzt können Sie eine Eventagentur beauftragen – oder eben selber weitermachen. Ein Event kann auch MitarbeiterInnen zusammenschweißen, da sie gemeinsam etwas Außergewöhnliches leisten. Oder: Das Ziel eines „Tag der Offenen Tür“ könnte auch sein, dass die Büros wieder mal aufgeräumt, die Präsentationen auf den neuesten Stand gebracht werden, die veralteten Dokumente entsorgt und die Bilanz des letzten Jahres nicht nur in den Papieren sondern auch in den Köpfen der Mitarbeiter gezogen werden.

Die Aufgabenpakete gehören gesammelt und geclustert. Nachstehend finden Sie ein Brainstorming zu einem Konzert im Wiener WUK. Die einzelnen Arbeitspakete gehören im Folgenden mit Terminen und Zuständigkeiten und Entscheidungskompetenzen versehen. Wer, macht was mit wem bis wann?

Der Projektstrukturplan wäre fertig.

24. August 2010, 01:12

Schöner Beitrag – man kann es nicht oft genug erwähnen, dass Event-Marketing auch nur dann Sinn macht und erfolgreich ist, wenn es Ziele verfolgt und Mehrwerte für den Teilnehmer bietet!

27. August 2010, 05:25

Sehr guter Beitrag mit einer kleinen Einschränkung: Ziele sollten nie von Ideen abgeleitet werden, sondern Ideen von Zielen. In der Wirklichkeit ist das Ganze dann noch ein bisschen komplizierter: Im Hinblick auf bestimmte (strategische) Ziele entwickelt man Maßnahmen und die entsprechenden Instrumente(eine solches Instrument kann ein Event sein), für die man dann wieder (für jede einzelne Maßnahme) Ziele definiert. Um diese Maßnahmen- oder Projektziele zu erreichen, entwickelt man dann Ideen. Denn, und das ist die wichtigste Aussage dieses Beitrags, ohne gute Idee funktioniert das Instrument Event nicht, d.h. es wirkt nicht in Richtung des defnierten Ziels.

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