12.08.2009 | 10:36 AM | Kategorie:
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Interne Kommunikation: Zu viel, zu unaktuell – und trotzdem nie genug

Ein neuer Kunde von mir hat ein Online-Portal, auf dem Externe und Interne im Telefonbuch der Organisation suchen, bestimmte Dokumente herunterladen oder sich über geplante Events informieren können. Eine vor über einem halben Jahr gestartete Initiative für ein zusätzliches Intranet kam bisher allerdings nicht auf die Beine – zu viele Mitarbeiter/innen fanden: „Das wäre zu viel. Das brauchen wir nicht!“ Ist diese Ansicht altmodisch oder im Gegenteil sehr vorausschauend? 

Folgende Beobachtungen habe ich bei Gesprächen mit Menschen aus verschiedenen Organisationen oder Unternehmen gemacht, wenn es um das Thema „Interne Kommunikation“ ging: 

1. Viele Menschen fühlen sich von ständig wechselnden Vorgaben und von zunehmenden Besprechungs- und Abstimmungsfluten erdrückt. Hinzu kommt eine Fülle an schriftlichen Informationen, die Entscheidungswege und/oder -kriterien aber nicht klarer macht.

2. Weiters hört man Stimmen, die sagen, dass sie gerne mehr zeitnahe Informationen hätten. Diese würden sie gerne direkt von ihrem Vorgesetzten bzw. bei gravierenden Inhalten vom obersten Chef erhalten (Web 2.0 braucht es dafür also nicht unbedingt).

3. Und dann gibt es (leider immer noch!) jene, die in den Medien mehr über ihr Unternehmen erfahren als über die offiziellen internen Kommunikationskanäle. Das ist besonders traurig und wird nur von jenen getoppt, die sagen, dass sie zwar informiert werden, diese Informationen aber nicht glaubwürdig sind.

In all diesen Fällen gehen die – vielleicht sogar besonders ausgetüftelten – Instrumente der internen Kommunikation am Ziel vorbei. Es geht nicht um schöner, bunter, schneller. Letztlich geht es darum, die richtigen Inhalte an die richtigen Leute zu bringen und ggf. dafür zu sorgen, dass diese sie wiederum gezielt weiter verteilen. „Weniger ist mehr“ kann das Prinzip dafür heißen.

Wer definiert aber, was richtige bzw. wichtige Inhalte sind? Die Geschäftsleitung? Die IK-Abteilung oder die IK-Verantwortlichen? Diese natürlich auch, doch sollte sichergestellt sein, dass Kommunikation als gegenseitiges Geben und Nehmen verstanden wird, d.h. dass auch Mitarbeiter/innen und ihre Vorschläge gehört sowie Dialoge über Ebenen hinweg gefördert werden. 

Zurückkommend auf meine Frage am Beginn: Jene, die sagen „Wir brauchen keinen weiteren Kommunikationskanal“ lägen also dann richtig, wenn der Informations- bzw. Kommunikationsbedarf mit den anderen Instrumenten (inkl. direkte Kommunikation) ausreichend gestillt wird bzw. es kein Vakuum gibt.

Daher beschäftigt sich die zuständige Projektgruppe derzeit nicht mehr wie bisher mit der Struktur eines „Alles-ist-möglich-Intranets“, sondern mit der grundlegenden Frage: „Welchen konkreten zusätzlichen Nutzen kann uns (= allen Mitarbeiter/innen) das Intranet bringen?“. Und ob dies nun zu einer Intranet-Variante „light“, die nur ganz spezielle Features hat, oder zu der Alternative „Derzeit kein Intranet“ führt, wären das in diesem Fall absolut keine altmodischen Entscheidungen!
 
PS: Das ist natürlich für jede Organisation anders und hängt von vielen Faktoren (z.B. Größe, Internationalität, Bedarf an Wissensaustausch etc.) ab – für viele ist das Intranet zum unverzichtbaren Instrument geworden!

12. August 2009, 11:41

Ich stimme Ihnen zu, wenn es darum geht, dass die Form der internen Kommunikation viel von der Größe des Unternehmens abhängt. Meiner Meinung nach sollte es ab einer gewissen Firmengröße die Möglichkeit geben sich auf einer Plattform (in welcher Form sei dahingestellt) auszutauschen. Bleibt die Frage der Bring- und Holschuld zu besprechen…

13. August 2009, 04:04

und offensichtlich ist nicht nur jede Organisation anders, sondern empfindet auch jeder Mensch anders.. wo die einen schon unter Informationsflut stöhnen, möchten die anderen immer noch gerne ein bisschen mehr wissen.

Ich finde das wirklich eine der größten Herausforderungen für ein Unternehmen.. besonders dort wo es sehr stark auf Motivation und Wissen der Mitarbeiter ankommt.. die Verbesserung der technischen Möglichkeiten (Wikis, Blogs, Mails, Websites… ) hat nichts daran geändert, dass man sich dieser Aufgabe mit äusserster Gewissenhaftigkeit nähern muss. Und dass man immer wieder neu darüber nachdenken soll, auch wenn man weiss, dass „100 Prozent“ kaum zu erreichen sind.

13. August 2009, 05:16

Ja, deshalb ist es auch für intern Zuständige oder externe Berater eine besondere Herausforderung, wenn das Anliegen heißt: „Verbessern wir/Sie die Interne Kommunikation.“ Weil die Erwartungshaltung grundsätzlich hoch ist und jede/r unterschiedliche Erwartungen damit verknüpft. Hier gilt es besonders genau nachzufragen, was mit diesem Anliegen konkret gemeint ist bzw. welchen merkbaren Unterschied es (für wen) machen soll, wenn das Projekt gelungen ist.

14. August 2009, 10:46

Fraglich ist, was dann noch rauskommen kann, wenn man allen Mitarbeitern gerecht werden will- der kleinste gemeinsame Nenner ist oftmals nicht das „Gelbe vom Ei“. Gerald S.

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